Poznaj swój czas!

Kilka tygodni temu na naszej stronie pojawił się artykuł o cechach „Menedżera Skutecznego”. Oparłem się wówczas na książce Petera Druckera o tym samym tytule. Taka osoba posiada zespół cech i umiejętności, które sprawiają, że jest ona:

  • efektywna,
  • skuteczna.

W tym artykule chciałbym zatrzymać się przy jednej ze składowych bycia efektywnym menedżerem. Jest nią zarządzanie swoim czasem.

Czas jest zasobem najcenniejszym, zarówno w życiu „Menedżera Skutecznego”, jak i każdego człowieka.  Wczorajszy dzień przeminął bezpowrotnie i nigdy nie wróci. Co ciekawe, to najcenniejsze dobro jest wykorzystywane wszędzie. Wszak wszystko wymaga czasu, czy Ci się to podoba czy nie. Czas człowieka to niewymienne dobro. Gdy czytasz ten artykuł, poświęcasz również odpowiednią ilość swojego czasu. Przejdźmy więc do meritum.

Co czyha na kierownika?

Wiele książek poleca, aby zarządzanie czasem rozpocząć od planowania. Jednak uważam to za niezbyt roztropne podejście, szczególnie w życiu menadżera. Nie wszystko potrafimy w prosty sposób zaplanować. Wyobraźmy sobie następującą sytuację:

Jesteś dyrektorem sprzedaży w firmie. Twoim nadrzędnym celem jest przysparzanie firmie pracy. Czy kiedy dzwoni najlepszy klient firmy, szef sprzedaży może powiedzieć: „Jestem zajęty. Mam teraz zaplanowane zadania ważne, pilne.” ? Jeżeli mu zależy na dobrych wynikach – oczywiście, że nie. Musi słuchać choćby klient dzwonił, żeby tylko pogadać o grze w golfa. 

Myślę, że dotyczy to każdej pracy na stanowisku kierowniczym. Każdego menedżera bombardują jakieś wymagające czasu zadania, które oczywiście trzeba robić, chociaż niczego nie wnoszą. Jak mawia Tad Witkowicz, „nie robią wyniku”. 

Jednakże dla osiągnięcia minimum efektywności, większość zadań kierowniczych wymaga niemałych nakładów czasu. Spędzając na zadaniu mniej czasu niż powinniśmy, po prostu marnotrawimy go i wszystko zaczynamy od początku.

Załóżmy, że napisanie tego artykułu zajmuje 4 godziny. Byłoby czymś bezcelowym poświęcić temu 2 razy po 15 minut każdego dnia przez niemal tydzień. Wyszłaby z tego na koniec małowartościowa kartka z machinalnymi bazgrołami. Warto jednak  zamknąć drzwi, wyłączyć telefon i posiedzieć nad tekstem przez niezbędne 4 godziny bez przerwy. Mała jest wówczas szansa, że wstaniemy od biurka z czymś, co można nazwać wersją przedwstępną. Od tej pory dopiero można pracować w małych kawałkach czasu, przerabiając koncepcję, korygując i szlifować szczegóły.

W mojej opinii, aby dobrze zarządzać swoim czasem, należy przewidzieć jakimi nakładami czasu dysponujemy. Innymi słowy, należy zdiagnozować swój czas i określić dłuższe jego odcinki, kiedy będziemy mogli pracować nieprzerwanie. 

zjedz-te-zabe-01

 

 

 

 

Diagnoza czasu

Pierwszym krokiem na drodze do efektywności godnej „Skutecznego Menadżera” jest rejestrowanie faktycznego zużycia czasu. Oznacza to, że od tygodnia do dwóch, menedżer zapisuje wszystkie swoje czynności, które miały miejsce w ciągu każdego dnia diagnozy. Należy zapisywać wszystko: rozmowy, czas poświęcony na dojazdy, czytanie tego artykułu czy samo wstępne myślenie nad zadaniem. Zapisujemy dosłownie wszystko. Pamiętajmy też o odnotowaniu dokładnego czasu, jaki przeznaczyliśmy na daną czynność. Wymaga to trochę samodyscypliny. Pozwala to jednak uzmysłowić sobie, które czynności sprowadzają Cię na manowce nieproduktywności. 

Następnie przechodzimy do diagnozy otrzymanych wyników poprzez zadawanie odpowiednich pytań:Colorful Question Mark Vector Set

1. Po pierwsze, należy zidentyfikować i wyeliminować rzeczy, których w ogóle nie trzeba robić. Wyeliminować wszystko, co jest stratą czasu. Łatwo takie rzeczy rozpoznać zadając pytanie: Co stałoby się się, gdybym w ogóle tego nie zrobił? Jeśli odpowiedź brzmi: nic by się nie stało, wiadomo, co z tą czynnością uczynić przy późniejszym planowaniu naszego czasu.

2. Następne pytanie brzmi: Którą czynność z mojego budżetu czasu mógłby wykonać równie dobrze, jeżeli nie lepiej, ktoś inny? Tutaj pojawia się delegowanie zadań innym osobom. Świetnie opisuje to Leszek Czarnecki w książce pt. „Biznes po prostu”. Określone zadanie wykonujemy w 100% dobrze. Następnie zatrudniamy osobę, która wykona je w 80% dobrze, czyli o 20% mniej niż my. Może się wtedy wydawać, że nie warto delegować zadań. Co jednak nastąpi, gdy zatrudnimy 5 osób mających 80% produktywności w stosunku do naszej? Łatwo policzyć, że osiągnie się wówczas 400% wyniku, a więc 4 razy więcej niż sami jesteśmy w stanie osiągnąć. Myślę, że jest to dobry argument przemawiający za delegowaniem zadań. Pamiętając oczywiście przy założeniu, że osoba, której to zadanie delegujemy rzeczywiście je wykona na założonym poziomie. To już jednak temat na inny artykuł.

3. Trzecie pytanie jest ciekawe, gdyż kierujemy je do innych osób. „Co takiego robię, co marnuje Twój czas bez jakiegokolwiek wkładu w Twoją efektywność?”. Czasem się zdarza, że sam kierownik wykonując efektywnie swoją pracę, może równie efektywnie marnować cudzy czas.

Te trzy pytania dotyczą czynności, które są nieproduktywne i czasochłonne, nad którymi można mieć kontrolę. Warto je wyeliminować ze swojego budżetu czasu. Jednakże bardzo ważną kwestią w pracy efektywnego menedżera jest odpowiednie zarządzanie zespołem. Poprzez złe zarządzanie, nawet najbardziej pracowite i efektywne osoby z zespołu mogą stracić chęć do działania. Nie trudno odgadnąć, że jest to strata czasu nas wszystkich. 

Należy zatem upewnić się, czy:

  • system zarządzania nie powoduje zbędnych przestojów;
  • nasz zespół nie jest zbyt duży;
  • organizacja pracy jest odpowiednia;
  • mamy do czynienia z wadliwym obiegiem informacji. 

 

szef

 

 

 

 

 

Jak zwiększyć czas do swojej dyspozycji?

Skuteczny menedżer to taki, który rejestruje i analizuje swój czas oraz stara się nim później właściwie rozporządzać. W ten sposób może ustalić, ile czasu ma na swoje zadania. Wie przede wszystkim, jak wiele czasu rzeczywiście ma do swojej dyspozycji. Jest świadomy, że potrzebuje go mnóstwo. Nawet pół dnia wystarczy na załatwienie wielu spraw. Z drugiej strony, nawet cały tydzień rozbity na piętnastominutowe odcinki czasu nie jest wystarczający. Taki okres minął nam bezproduktywnie.

Końcowym krokiem w zarządzaniu czasem jest „komasowanie czasu”. Pokazuje to, iż diagnoza czasu i  jego analiza pozostają dla menedżera dostępne i pod kontrolą. 

Istnieje wiele metod komasacji czasu. Świetnym przykładem takiej metody jest np. codzienne poranne planowanie dnia, lansowane przez Briana Tracy'ego. Przydatne jest również planowanie tygodniowe, opisywane przez Franka Bettgera w książce pt. „Jak przetrwać i odnieść sukces w biznesie?”. 

Istnieją ponadto metody, takie jak Getting Things Done (GTD) Davida Allena. Jej prostszym odpowiednikiem jest metoda Zen To Down (ZTD). Oba sposoby pomagają w organizacji czasu. Istnieje również wiele aplikacji, które ułatwiają planowanie czasu menedżerowi. Świetny przykład stanowi tutaj polski startup o nazwie Nozbe, który oparty jest na metodzie GTD. 

Podsumowanie

Czas należy do najrzadszych i zarazem najcenniejszych zasobów. Dopóki się nim nie zarządza, nie można zarządzać niczym innym. Skuteczny Menedżer rozpoczyna od oszacowania, ile czasu ma do swojej dyspozycji, który rzeczywiście może nazwać własnym. Później w należytej ilości określa czas ciągły, którym dysponuje. Dopiero wtedy przydają się wszelkie książki, sposoby planowania itd.
 

„Poznaj swój czas” i podążaj drogą wzrostu efektywności.

 

oprMikolajG

   Mikołaj Grajnert
emailfacebook